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分享档案数字化加工​方案

2020-03-24

文件整理是一项重要的工作,很复杂,以下是为你整理的分类方案,以后整理文件时不要出错,一起看看吧。

1 .办公室应科学分类档案文件,同一全宗应保持分类方案的整合性和稳定性。

2 .档案数字化加工存档文件一般按年度-机构(问题) -保管期限、年度-保管期限-机构(问题)等方法进行三级分类。

a )按年度分类文件按其形成年度分类。 跨年度的,一般要以文件发行日期为准。 计划、总结、预算、统计报告、表彰先进及法律文件等内容不同年度相关文件,根据文件发行日期统一判定所属年度。 跨年度形成的会议文件到了闭幕年。 跨年度办理的文件进入结婚年份。 形成年度无法考证的情况下,年度是其存档年度,在备考项中进行说明。

b )将机构分类文件按其形成分类。 采用机构分类的,应当根据文件形成或承包机构对文件进行分类,涉及多部门形成的文件,属于文件主办部门。 采用问题分类时,必须根据文件内容反映的问题对存档文件进行分类。

c )按保管期限将文件按规定的保管期限分类。

3 .数组

a )档案数字化加工档案文件应在分类方案的最低级别范围内,按时间结合原因排列。

b )同一事由的文件按文件形成顺序排列。

c )会议文件、统计报告等成套文件可集中排列。

4 .编号

a )档案数字化加工归档文件必须按分类方案和排序顺序创建。 编号应遵循唯一性、合理性、稳定性、可扩展性、简单性原则。 库编号的结构优选为全宗编号-文件门类编码年度-保管期限-机构(问题)编码项目编号。 上下导线之间用“-”连接,同一级别的导线之间用“?” 框中为对象选择一个对齐选项。 如「dx-012017-y-xz-0001」。

5 .库号是根据以下要求编制的:

a )全宗号: DX。

b )存档部门代码年度:存档部门代码为。 年度的文件形成年度如“2017”,公元年用4位数的阿拉伯数字表示。 c )保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别用代码“y”、“D30”、“D10”表示。

d )机关(问题)代码:机关(问题)代码采用2位汉语拼音文字,例如行政办公室代码“XZ”等。 如果归档文件未按机构(问题)分类,则必须省略机构(问题)代码。

e )料号:料号是个别存档档案之分类方案的最低类别中的数组编号,以4位阿拉伯数字显示,小于4位,并且以「0」来补充,如前面的「0026」。

f )请在首页顶端的空白位置按下存档戳记,以填写存档档案的相关内容。 电子文件可以以系统生成的档案戳形式或条形码等形式识别于档案文件。

g )档案文章以全宗号、年度、保管期限、项目编号、页数为必要项目,以机关(问题)为选择项目。 档案文章的全宗号、年度、保管期限、物料、机构是

6 .编制

页数以阿拉伯数字显示。 为了方便记住,存档的保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”的缩短标记,机构(问题)也可以使用“办公室”等标准化缩短标记。

7 .目录

存档文件必须按Bates编号顺序创建存档目录。 目录必须准确、详细,便于检索。

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