四个来源，一个入口
会计档案的源头本来就是分散的 —— 记账凭证在核算系统、单据影像在财务共享系统、银行回单在资金系统、发票在税务系统。系统按标准接口把这几路全部接住，全量归到同一笔业务名下。
采集这一步的目标不是把文件搬过来，而是让每一份文件都知道自己属于哪一笔业务 —— 否则搬过来只是一堆文件，不是档案。
凭证自动，关联成档
一张记账凭证背后往往挂着合同、订单、入库单、发票、回单好几份原件。匹配规则引擎按关键字段自动建立关联，人工只处理对不上的例外。
ERP 与核算系统
- 记账凭证与账簿
- 科目余额与对账数据
- 凭证字号与会计期间
财务共享系统
- 共享报账单与单据
- 单据附件与影像
- 审批意见与流程记录
资金与税务系统
- 银行回单与票据
- 增值税发票与查验结果
- 付款与账期信息
匹配规则的价值在于把「对不上」这件事提前 —— 金额、日期、往来单位任一维度不吻合的组合会被逐条列出，而不是等审计进场才发现某张凭证没有支持性附件。
五层架构，能力收拢
自下而上依次是基础层、数据层、服务层与应用层，最上层通过 PC 工作台、财务共享门户与移动端交付到人。服务层把票据识别、凭证匹配与检测能力收拢成统一接口。
电子会计档案 · 总体架构
记账凭证、原始凭证与各类附件统一转为 PDF 或 OFD 版式文件，票面信息与查验结果一并保留；原生电子发票按原件存档，不做二次截图。
归档信息包按会计档案的目录结构与元数据要求组织，检测通过后方可入库；纸质件扫描后与电子件统一编目，线上库房与实物架位一一对应。
五层里最值得说的是服务层 —— 票据识别、凭证匹配与四性检测收拢成统一接口，将来升级识别模型或调整检测规则，业务功能不用跟着改。
办完即归，五步入库
会计档案的归集不是月底集中做一次的动作，而是跟着业务办结走的。系统把自动接件到正式入库这五步串成一条链路，每一步的中间结果都留在同一笔业务名下。
五步里最关键的是关联匹配与四性检测 —— 凭证与支持性附件要能对上同一笔业务，还得过得这四道关才进得了库房；对不上的件在这时候补，比审计进场时补便宜得多。
线上库房，线下对上
电子档案入库之后还有一半工作在实物上 —— 纸质凭证装了盒、排上了架，查找时却说不清在哪一格。系统建一座与实体库房同构的虚拟库房，电子件与实物架位一一对应。
电子与实物不是两套账 —— 查到电子档案就能定位纸质件的位置，需要调阅纸档时不必再挨个库房翻找，这也是纸电并行期间最容易出问题的一环。
查得到，也能调得出
审计进场或者业务追溯时最常被问到三类问题：这笔业务的凭证全不全、这张发票对应哪张凭证、这份档案能不能在线调阅。系统把这几个路径都铺好，查到即可调原件。
会计档案最怕的不是查不到，是查得到却对不上 —— 凭证与附件齐不齐、关联关系对不对，该在过程中就知道，而不是等审计进场才暴露。
省在核对，赢在合规
会计档案最终要落到三件事上：凭证不必再人工逐张匹配，档案不必再靠纸质堆存，审计调阅不必再临时凑材料。
从「月底集中匹配、逐份核对」到凭证跟着业务节点自动归位 —— 会计档案的主动权，从「事后凑材料」变成了「过程里就有」。
一个平台，一套档案
告诉我们财务与业务系统的现状、凭证类型与会计档案门类划分，轩恩将提供电子会计档案管理系统演示，也可按需出具归档范围表与信息包结构建议。
