利用资源管理平台
面向档案管理人员，提供查档申请审核、档案脱敏配置、利用规则管理、服务统计分析等管理功能，实现对查档利用全流程的集中管控。
高校档案利用服务平台
University Archive Utilization Service Platform
身份智核 · 智能审核 · 敏捷查档 · 智判脱敏 · 可信签章 · 闭环提醒
双端PC 端与移动端协同
2大子系统解耦设计
98%学籍类档案自动审核准确率
3步注册 · 办理 · 审核闭环
产品概述
把查档窗口，搬到手机里
高校档案馆长期面临学籍档案利用量大、数字化副本查询复杂、异地查档往返繁琐等实际困难。平台以 AI、高精度 OCR 与大模型推理为技术底座，把身份核验、智能查档、档案脱敏、在线审核与电子档案推送串成一条线上链路，为校友、师生及社会公众提供全场景的查档利用服务。
全终端覆盖
支持 PC 端与移动端无缝切换，随时随地把查档业务办完。
全流程智能
学籍档案 AI 审核、智能检索、AI 脱敏，电子档案秒级生成，人工只做关键判断。
全场景便捷
远程申请、在线审批、电子档案在线出具、结果寄递直达，真正「一次不用跑」。
数据安全
敏感信息脱敏后利用，分角色权限控制与多因子身份认证，全流程操作留痕。
系统架构
两大子系统，跑在一条数据链路上
系统采用「前后端分离、管理与服务解耦」的架构设计，管理能力与服务能力各自独立演进：利用资源管理平台面向档案管理人员，承担档案采集、数据治理与全流程管控；利用服务平台面向校友、师生及社会公众，承接身份核验、检索申请与档案获取。两侧独立部署、经安全设备隔离交互，既保证业务闭环，也便于用户端按需单独上线。
高校档案利用服务平台 · 应用架构
接入层ACCESS
PC 端
移动端
统一身份认证
短信平台
管理端ADMIN PORTAL
档案采集
数据转换
利用管理
系统设置
权限管理
系统集成
流程管理
日志管理
用户端USER PORTAL
个人信息
业务办理
消息管理
验签管理
智能层AI ENGINE
AI 元数据著录
高精度 OCR
大模型推理
AI 校对与脱敏
智能辅助审核
置信度分流
数据层DATA
学籍档案数据
元数据与目录
用户与权限数据
日志与审计记录
电子签章与证书
利用服务平台
面向校友、师生及社会公众，提供身份认证、智能检索、在线申请、档案预览与下载、办理进度查询等服务功能，打造便捷高效的查档体验。
业务流程
从注册到取档，全程不出门
申请人先在 PC 端或移动端完成注册与实名认证，再在线提交借阅申请，以办理成绩单、录取名册为例：系统根据借阅申请人及申请内容自动审核，自动定位学籍档案并对教学类档案完成脱敏，最后把结果线上推送；七个环节全程消息提醒，办理进度随时可查。
1学生用户注册微信授权或手机号注册
2实名认证学号比对 + 实名核验
3在线申请成绩单 · 录取名册
4后台自动审核按申请人及申请内容
5自动查档自动定位学籍档案
6自动脱敏教学类档案自动脱敏
7结果推送电子结果线上推送
第 1—3 步由申请人在 PC 端或移动端自助完成
第 4—7 步由系统自动执行，无需人工干预
审核置信度判断与分流
CONFIDENCE-BASED ROUTING
第 4 步的自动审核不是简单的「通过或退回」，系统会对每一笔申请给出置信度评分，再按分值把申请分发到不同处理通道，人工只介入系统确实无法判定的部分。
高置信度自动通过
申请人身份、申请内容与学籍档案数据自动比对一致，系统直接判定通过，随即进入自动查档与出具环节，全程无需人工干预。
中置信度系统复核
关键信息存在轻微出入或材料清晰度不足的，先由系统调用基础信息库二次比对、补全校验，通过后放行并纳入后续抽检。
低置信度转人工审核
身份存疑、申请内容与档案不匹配或命中敏感规则的，直接分发给对应审批人，由管理人员审核通过后再行查档。
置信度阈值由档案馆按档案门类与业务类型自行设定；每一笔的判定依据、分发通道与处理人全程留痕，可回溯核对。
对应到系统三端，注册、办理与审核各自的界面与职责如下：
1用户注册
USER REGISTRATION
微信授权
手工注册
单点登录
↓
身份核验调用实名核验系统
短信验证
短信验证码登录
密码初始化
基本信息填写
自动获取
手工补录
学生端
2业务办理
BUSINESS HANDLING
选择需要办理的业务支持多个办理，一次提交
↓
纸质
电子
↓
填写借阅表单按业务绑定表单模板
↓
选择取件方式邮寄到付 · 到馆自取
↓
提交审核按申请内容自动分配审批人
↓
下单完成可在个人中心查看进度
用户端
3系统审核
SYSTEM REVIEW
AI 自动处理
身份审核
材料审核
档案查询
自动脱敏
置信度判定
按置信度分流：高置信度自动通过，低置信度转管理人员审核
↓
结果处理按业务类型分别出具
电子推送实时通知
纸质寄递快递跟踪
管理端
借阅表单
表单与流程，都由档案馆自己定
借阅表单与借阅流程都不是固定模板 —— 表单字段、控件类型、必填项与校验规则由档案馆自行配置，审批节点、审批人、审批时限与条件分支同样可视化设置；新增一类业务或调整一次审批走向，管理员在管理端改完即时生效。
借阅申请单
字段可配置
张×× 自动带出
2019××××××
成绩单
升学 / 就业
电子纸质
邮寄到付
身份证明.pdf已上传
提交申请
暂存草稿
借阅流程配置
节点可自定义
提交申请申请人自助提交
院系审核审批人：学院教学秘书
条件分支
档案馆审核审批人：档案管理员
出具并推送结果系统自动执行
节点可增删、顺序可调整、审批人可指定；审批时限与超时提醒同样由档案馆设定。
表单字段自定义
文本、数字、下拉、日期、单选、多选与附件上传等控件自由组合，必填项、默认值与格式校验逐字段设置。
表单模板管理
按业务类型绑定不同的表单模板，模板可复制、可停用，历史版本可回退，业务调整不必重新开发。
借阅流程自定义
审批节点、审批人、审批时限与转办规则均由档案馆自行配置，支持串行逐级审批与并联会签。
条件分支与版本
可按档案类型、材料形式与用户身份设置分支走向；流程调整后新申请按新版本执行，在办申请不受影响。
核心功能
六项核心能力，覆盖查档全环节
围绕学籍档案「查得到、查得准、给得快、给得安全」四个关口，平台把 AI 著录、高精度 OCR、双路检索、在线申请、脱敏签章与电子推送做成可组合的能力链，档案馆可按业务量与管理要求逐项启用。
AI 元数据自动著录
- 关键信息自动提取从学籍档案文件中自动提取姓名、学号、身份证号、考生号、毕业证号、入学与毕业时间、出生日期等信息，生成规范元数据。
- AI 校对对自动著录的元数据智能校对，检查信息准确性与完整性，减少人工错误。
- 清洗与规则关联清洗错误、重复、无效数据，按设定规则建立数据之间的关联关系。
高精度 OCR 识别
- 印刷体高准确率对学籍类印刷体档案的识别准确率高于 98%，扫描件可直接转为可检索文本。
- 在线扫描录入连接扫描仪设备，将纸质档案在线扫描录入，边扫边识别。
- 参数与引擎管理配置 OCR 识别参数、管理识别引擎，结合本单位档案特点持续优化识别效果。
智能检索定位
- 全文检索输入关键词对学籍档案全文内容检索，快速定位所需档案信息。
- 目录检索通过档案目录树结构，按类别、年份等目录层级逐级检索。
- 双路互补全文与目录两套检索方式互为补充，兼顾查全率与查准率。
在线申请与多类型业务
- 业务类型自选用户自主选择需办理的档案业务类型，按需组合办理内容。
- 材料形式可选可根据实际需求选择纸质或电子档案材料形式，满足多样化利用需求。
- 一次多类型提交支持一次提交多类业务，系统按提交内容自动分配对应的审批人。
脱敏与电子签章
- 脱敏规则配置电子档案脱敏规则与数据脱敏规则分别配置，设定敏感信息的脱敏方式和范围。
- 电子签章对出具的电子档案加盖电子签章，确保档案的真实性与法律效力。
- 水印管理为电子档案添加水印信息，防止档案被非法传播。
电子推送与在线验签
- 实时推送审核通过后的电子档案实时推送至用户，无需再到馆取件。
- 在线验签为出具的电子档案提供在线验签功能，用户可验证档案的真实性和完整性。
- 寄递直达纸质档案按填写地址寄出，邮寄状态可跟踪查询。
应用场景
三类用户，走同一套流程
平台把用户分成在校师生、校友与社会公众三类，各自走过同一套「注册—申请—审核」路径，差异只体现在身份核验方式与可查阅范围上。档案管理人员在管理端统一受理，按角色与规则分派审批，不必为不同人群分别维护入口。
学生远程利用
在校学生与毕业生登录后用学号完成身份比对，在线提交学籍档案利用申请，电子文件即时获取，纸质材料按填写地址寄出。
教师远程利用
教师与院系管理人员按姓名、学号、年份等条件检索学籍档案，获取教学管理、学生事务与学历核查所需的档案材料。
校外人员远程利用
校友及社会公众通过实名实人核验后在线提交查档申请，审核结果与办理进度实时可查，不必再往返档案馆窗口排队。
客户案例
26 所高校，已经落地运行
平台已在综合、理工、师范、医药、财经、语言、农林、体育等各类高校落地应用；既覆盖单一校区档案馆的常规部署，也在多所院校跑通了全流程 AI 自动化。以下 26 所高校排名不分先后。
应用高校
18 所
东南大学
天津大学
哈尔滨工业大学
中国海洋大学
北京大学
中国农业大学
西南交通大学
西南财经大学
南京医科大学
东北林业大学
天津体育大学
河南大学
云南大学
西南林业大学
江苏科技大学
洛阳理工学院
闽江大学
南京特殊教育学院
全流程 AI 自动化
8 所
从申请受理、智能审核、自动查档、自动脱敏到结果线上推送，全流程由系统自动执行，人工只做例外复核。
南京中医药大学
西南大学
北京交通大学
中国地质大学（北京）
大连民族大学
河南女子职业学院
北京语言大学
上海科技大学
安全设计
六个维度，把档案守住
学籍档案包含大量个人身份信息，安全不能只靠一道门。平台从数据、权限、认证、监测、隔离交互与私有化部署六个维度分层设防：管理端与服务端各自独立部署，两网之间经安全设备隔离交互；系统整体部署在档案馆自有环境，数据不出本地；敏感信息脱敏后才进入利用环节，重要操作二次验证、全程留痕，每次查阅都可追溯到人。
数据安全
采用加密技术对存储的学籍档案数据和用户信息进行加密处理，防止数据泄漏；定期进行数据备份，确保数据的完整性和可恢复性。
权限控制
按用户角色分配操作权限，只有授权用户才能访问和操作相应的档案资源与功能；系统管理员、安全保密管理员、安全审计员三员分立、权限互不交叉，重要操作全程留痕并可由审计员复核。
安全认证
结合账号密码、短信验证码、微信授权登录等多种身份认证方式，确保用户身份的真实性；对重要操作进行二次验证。
安全监测
实时监测系统运行状态，及时发现和处理安全漏洞与异常行为；定期进行安全评估和渗透测试，提升系统的安全防护能力。
隔离交互双系统独立部署
档案资源管理平台与利用服务平台独立部署，分别运行在档案馆内网与校园服务网；两套系统之间通过网闸、防火墙等安全设备进行数据隔离形式的数据交互，数据按需摆渡、双向留痕，业务互通而不直连。
私有化部署
整套系统部署在档案馆自有服务器或校内私有云环境中，档案数据与用户信息全部留在本地，不经第三方托管；支持单机、集群与信创环境部署，可与单位既有的统一身份认证、存储与备份体系对接。
