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档案数字化加工​的基本流程介绍

2020-03-04

纸质档案数字化的基本要求1。基本原则纸质档案数字化的基本原则是准确、方便、快捷地利用档案信息资源,共享公开的档案信息资源,满足社会对档案利用的需求。2.确定数字图像的原则应根据某些原则和方法确定要数字化的对象。只有满足特定要求的纸质档案才能数字化。1)根据国家法律法规的原则,纸质档案的数字化必须符合国家关于档案开放的规定和相关规定。(二)属于归档范围,应当永久保存或者长期保存,并能纳入数字化处理范围的具有较高社会利用价值的档案。3.基本环节纸质文件数字化的基本环节主要包括:文件整理、目录建立、文件扫描、图像处理、图像存储、数据质量检查、数据连接、数据验收、数据备份、结果管理等。4.过程管理1)加强纸质文件数字化各环节的安全保密管理机制,确保原始文件和数字化文件信息的安全。2)纸质档案数字化的各个环节应详细登记,及时整理、汇总、装订成册,数字化完成的同时应建立完整、规范的记录。


档案数字化加工文件整理在扫描之前,根据文件管理情况,按照以下步骤对文件进行妥善整理,必要时进行标记,以确保文件的数字化质量。1目录数据准备2移除装订3扫描和非扫描之间的区别4页装订5文件装订登记6装订


目录建设、数据链接和数据验收


档案数字化加工数字成果管理1。应加强纸质档案数字化成果的管理,确保其安全性、完整性和长期可用性。2.提供纸质档案数字化成果的在线检索和利用时,应提供生产单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。


机关之间分工归档的范围


    为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏,各单位之间必须明确的归档范围。


    1、上级业务主管机关(部、厅、局)发来的文件,由隶属下级机关归档,党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。


    2、上级业务主管机关召开的专业会议文件,由各隶属下级机关归档,党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议,并有重要发言,其印件和定稿(指领导发言稿)由党委或政府办公室归档。


    3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。


    4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料,由兼职单位负责归档。


    5、临时机构形成的文件,由临时机构负责归档,工作结束后,将档案移交主管部门或同级档案馆。

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