信息时代的档案管理与服务

2016-03-29

 

档案能不能像其他资源一样经营？怎样经营？档案经营与档案服务是什么关系？怎样搞好档案服务？这些关系到档案事业的发展思路和发展战略，是档案人需要认真研究和思考的问题。

  
从本源上来说，档案是社会进步、人类文明的最初记录，这种原始记录特征使档案具有真实性和准确性的品质，具有其他信息形式无法替代的凭证依据作用。同时，档案又具有信息的一般特征，即中介性、可替代性、可传输性、可分享性。它依赖于纸张、磁带、磁盘等载体而存储，它通过信号、符号、声波、电磁波而传递。因此，档案是信息家族中的重要成员，档案的信息属性决定了档案可同其他信息资源一样来经营管理、开发和利用。
  
经营档案，并不是卖档案，而是运用先进的管理理念和科学的经营方法来管理档案，把“死档案”变成“活资料”，最大限度实现档案的价值。经营档案，就是要强化档案工作的规范化、标准化、现代化管理，构建巨大的、符合市场需要的档案资讯平台，把档案资源加工、制作成精美的“资讯产品”。
  
档案服务，是档案事业发展的主题。要根据党的要求、人民群众的期待、社会发展的需要，确立新的服务理念，使档案服务做到“三全”，那就是：全覆盖——服务范围覆盖全社会，既包括机关、企事业单位，也包括社会组织和个人，在服务内容上要最大限度开放档案，使查阅档案成为一种大众行为；全天候——在档案收集、管理、利用等各个环节上做好档案服务，特别是要服务触角前移，将服务延伸到档案技术服务和寄存服务领域，科学保存各类档案资源，这样才能让人们在任何时候和方便的地方都可以看到他们所需要的档案信息；全流程——要将档案服务当作一种技术工作，树立科技立档的理念，以标准化和现代化软硬件设备为支撑，在档案整理、档案数字化加工、档案信息和资讯产品生产的各个环节和现代化查阅方式上服好务，实现档案资源的有效管理和整合。
 
档案经营与档案服务是相互联系的因果关系。档案经营是档案服务的基础和前提，资源贫乏或者管理混乱、技术水平低，档案服务就成了无源之水、无本之木。因此，只有提高档案的经营管理水平，档案服务的质量才能提高。档案服务又为档案的经营管理提供导向，反馈管理工作中存在的问题，促进基础工作的改善，提高档案管理水平。