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浅谈集团型企业总部档案机构的设置与运行

2020-12-24

浅谈集团型企业总部档案机构的设置与运行

与无下属单位的企业不同,集团型企业总部档案机构既承担着档案实体管理职能,又承担着对下属单位档案业务监督指导职责,对总部及下属单位的档案管理水平产生较大的影响。本文在分析企业档案机构设置重要性和档案机构设置类型的基础上,就集团型国有企业总部档案机构的设置及运行提出建议,供广大国有企业参考。

 

企业档案机构设置的重要性

企业档案机构的设置对档案事业的发展起着重要的决定性作用。

一是档案机构设置的层级决定了其履职能力。

层级较高的档案机构在履行业务监督指导职能时具有权威性,履职能力强,对下属企业的监督指导职能可得到较充分的发挥。反之,档案机构层级设置较低,或是把档案机构放在下属单位,这样的档案机构一般缺少权威,无法较好地履行业务监督指导职能。

二是档案机构设置决定了档案工作融入主业的程度。

档案部门机构的设置将决定其参与本企业主营业务活动或知悉主营业务活动信息的程度,从而影响其将档案工作融入主营业务的程度。从现有的企业档案工作发展态势来看,凡把档案机构设在总部并有较高层级的企业,档案工作融入主业的程度较好。如中国石油天然气集团有限公司、华为股份有限公司等将档案机构设置在总部,而且给予其较高的层级,档案工作对企业主营业务活动给予大力支撑,档案工作取得了很好的成效。反之,档案机构不能顺畅地捕获主营业务活动信息,使档案工作远离主业、偏离主业,造成档案工作和业务活动“两张皮”,档案工作的作用得不到应有的发挥。既不利于档案事业的发展,也使主营业务活动不能得到档案工作的有效支撑,从而出现因档案信息缺失而造成损失的情况。

三是档案机构设置决定了档案人员的职业生涯发展。

档案机构设置层级决定了档案人员可上升的最高层级,决定档案人员的职业生涯。层级较高的档案机构可设置较高的职级,档案人员也具有较大的上升空间,有利于档案人员职业发展。反之,层级较低的档案机构,最高职级受到限制,使档案人员上升空间受到限制,不利于档案人员职业发展和职业生涯规划,档案人员流失严重。某中央企业由于管理档案实体的档案机构设置在下属企业,层级较低,便出现了核心人员和骨干流失现象。

 

集团型企业档案机构设置类型及其优缺点分析

不同的企业因企业文化、管理理念、发展阶段、档案管理基础不同而对档案机构的设置采取不同的方案(具体见集团型企业档案机构设置类型及其优缺点分析表)。

 

 集团型企业档案机构设置类型及其优缺点分析表

 

 集团型国有企业总部档案机构设置及运行方案选择

 1企业档案机构设置有关要求

国家档案局印发的《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》要求优化企业档案机构建设,提出“档案机构设置应与企业档案工作发展相适应。国有企业应设置专门归口负责档案工作的职能机构,其中中央企业总部、中央金融企业总行(部)、地方国有大型企业等应在总部的组织架构中设置档案机构(档案管理部、档案中心或档案馆等)。要根据《档案法》赋予的档案保管利用和档案业务监督指导两种职能设置档案机构的岗位和配备人员”。这个要求是根据档案工作的特点和当前国有企业改革的实际提出的,包括中央企业在内的各国有企业应将有关要求予以落实。

2集团型国有企业档案机构设置方案

根据《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》有关要求,国有企业档案机构应采取如下设置方案。

要在总部设立相对独立的业务监督指导与实体管理兼具的一级档案机构。如机构数量受限,可将档案机构设置为与其他机构合署的一级部门。如因企业规模等原因,无法将档案机构设置为一级部门的,也可设为二级部门,但需保持独立,并确保设在总部。但无论如何,不宜将履行档案监督指导职责的档案机构设在下属单位。

在档案机构的实际设置和运行中,不少企业设置两个档案机构,分别为承担业务监督指导职能的档案机构(为方便叙述,以下统称“档案处”)和承担档案实体管理职能的档案机构(为方便叙述,以下统称“档案馆(中心)”),即处、馆(中心)分设。前者一般设在总部,后者多设在下属单位,或以下属单位的形式存在。这种职能设置尽管不完全符合《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的有关要求,但如果运用得好也能起到在“总部的组织架构中设置档案机构”且“赋予的档案保管利用和档案业务监督指导两种职能”的效果。

3处、馆(中心)分设的一体化运作

在前文提到的几种档案机构设置方案中,处、馆(中心)分设具有特殊性,需要相应的运作机制,本部分为此专门进行讨论。

职能分设档案机构一般是将业务监督指导职能放在总部机构中,如放在办公室档案处、机要档案处、保密档案处或文档处等,将档案实体管理职能放在下属单位,或是放在下属单位的一个内设机构,或是作为总部直属的独立单位,或是作为下属的三级单位,如档案馆、档案中心等。这种档案机构设置方法尽管有违档案机构设置的原则和要求,但在总部档案工作对人员需求量较大,又缺少编制的情况下不失为一种权宜之计。由于职能分设档案机构的设置在实践中具有一定的代表性,是解决总部职数不足,但又能在一定程度上满足“总部组织架构中设置档案机构”且“赋予档案保管利用和档案业务监督指导两种职能”要求的一种权宜的解决方案。但这种档案机构设置方法能否将设在下属单位的履行档案实体管理职能的有关人员和其所开展业务顺利纳入总部的档案业务之中,即将设在下属单位的履行档案实体管理职能的档案机构与在总部履行档案业务监督指导职能的档案机构实行一体化运行,是这种职能设置能否起到并满足“总部的组织架构中设置档案机构”且“赋予的档案保管利用和档案业务监督指导两种职能”的关键。

一是要确保履行档案业务监督指导职能的机构必须在总部机构序列并配有专业的档案业务监督指导人员。设在总部的履行业务监督指导职能的档案机构是归口联系设在下属单位履行实体管理职能的档案机构的桥梁和纽带,它可将总部对档案工作的需求及时传达至实体管理部门,并将实体管理部门的业务纳入总部档案业务工作中,实行一体化管理。这些都需要有专门的人员负责。反之,如果设在总部的履行档案业务监督指导职能的机构没有相应的专职档案人员,那么档案实体管理机构及其业务就游离在总部之外,其结果便是造成档案工作与业务工作“两张皮”,档案工作既找不着本企业经营管理工作的中心,也无法看到大局。因此,确保履行档案业务监督指导职能的机构必须在总部机构序列并配有专业的档案业务监督指导人员是实行一体化运作的关键。

二是要切实实行业务监督指导职能机构和档案实体管理职能机构的一体化运作。一体化运作的要义是将档案实体管理人员在业务上和运作上作为总部档案部门人员的一部分,如设在总部的档案处可调派、考核档案馆(中心)人员,并对档案馆(中心)负责人的安排提出意见,档案馆(中心)与档案处共同履行本企业的档案职能。因为将档案实体管理机构设在下属单位的初衷主要是解决总部人员编制不足的问题,所以只有档案业务监督指导机构对档案实体管理部门人员具有调派权、考核权,才能使总部档案机构起到业务监督指导职能和档案实体管理职能兼具的作用。但是,在现实运作中,有的企业未赋予业务监督指导机构调派档案实体管理人员参与总部档案工作的权力,档案业务监督指导机构对实体管理部门人员也无任命建议权和考核权,致使监督指导工作和实体管理工作“两张皮”。

三是将档案实体管理机构作为业务监督指导职能机构的人才池。将设在下属单位的档案馆(中心)作为总部档案处人员的储备库。当总部档案处人员空缺时,从设在下属单位的档案馆(中心)调入。这种人才池机制有利于疏通设在下属单位的档案馆(中心)人员的成长通道,有利于人员成长和留住人才,有利于保证调入总部档案处从事档案业务监督指导职能的工作人员的基层经验和档案工作经验,有利于保持档案工作的连续性,让档案工作不因人员流动而中断,这对档案实体管理人员也是一种非常好的激励。

 

文章来源:《中国档案》2020年第10期 ,如有侵权请立即与我们联系,我们将第一时间处理

 

 

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