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轩恩文档管理系统
Xuanen Document Management System
轩恩文档管理系统

Xuanen Document Management System
系统概述
Outline of the System

文档管理系统,主要是用来管理我们常用的一些文档、图纸、视频和音频等信息内容的。随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。

  轩恩文档管理系统为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台,实现统一的文档共享,为您带来一种全新的电子文件管理方式。该系统会根据不同类别的知识库提供不同的管理策略,一方面保障组织知识的安全合规,另一方面通过管理提升知识的质量,保障后续知识利用的效率。用于帮助企业全面提升团队协作效率,企业数字知识财富积累以及文档安全管理,同时降低成本,实现更准确的决策,更高效的管理。协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期:从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用,实现以团队精神为驱策和以团队为导向的文档协作和知识管理。

系统架构
System Architecture
文档管理的痛点
Pain Points of Document Management
文档数据量大,版本追踪难,文档管理不便;
办公文档格式多样,不仅仅是办公文档、音视频格式等;
各部门的文档存储不集中,文件散落储存;
文件量大,查找起来极为不便;文档权限不易管控,存在安全隐患;
跨地域,跨部门协同办公、传送不便捷,信息资源共享困难;
文件会存在误删除或硬盘损坏,电脑中毒等情况。
系统特色
System Characteristics
权限管控,满足个人、集团级资料的管理需求
多种权限类型,可为部门、用户、角色、创建者分别设置权限
• 多级管理员:实现权限按部门、文件夹或其它管理项灵活分配;
• 文件在线预览:用户仅看到内容,无法下载、编辑或打印文件;
• 文件在线编辑:用户仅能在线编辑,无法下载;
文档高效利用与整理
• 毫秒级全文搜索:支持office类文件、pdf文件、及其它种类文件的全文搜索;
• 分类属性:按照分类、属性维度归类整理文档;
• 版本管理:文件变动历史一目了然,且能快速对比版本间的差异;
• 基于原生语言(C++)的高效客户端,能与操作系统在底层上实现更多交互;
文档协同,交互协作
• 在线协同编辑、扩展编辑、对文档的版本管理、文档变更过程的消息提醒和支持对文档评论批注等;
• 支持对文件/文件夹生成分享链接,并且可对链接设置密码、有效期及预览或下载权限;
• 通过文档权限、密码保护、有效时间、下载次数等限制,防止敏感数据泄露;
全过程管理,文档的生命周期控制
在文档管理系统中对电子文件生命周期管理的过程,涉及到电子文件的前端控制(包括数据的采集)、电子文件的处理和保存,电子文件的使用以及应用等每一项具体工作过程。采用全过程控制的原则,逐步采取规范化管理、前端控制和方便利用等控制方法,对电子文件进行管理与控制,辅助人员完成日常文档的全过程管理和应用。
全方位数据安全体系
内容安全是实现内容价值的保障,企业需要确保内容的全面安全受控。轩恩文档云内容全方位安全防护遵从信息安全和网络安全体系总体要求,侧重对企业内容在行为安全管理、统一存储安全、安全管理方法、事件阶段管理、安全制度标准等方面的体系化构建。多重机制防止数据泄露,保障文档安全。
灵活可定制
高可定制性和开放的开发平台,方便用户根据需求自行定制。
元数据、流程、表单、规则、界面自定义,都可通过浏览器进行二次开发

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