高校档案信息化建设路径与实践思考

2025-10-31

一、前期调研：筑牢信息化建设基础

  （一）锚定建设目标与核心内容

高校档案信息化建设需以解决实际业务痛点为出发点，明确核心建设目标：通过信息化手段切实降低业务冗余工作量、提升档案管理效率、强化档案规范性与合规性，最终实现档案资源的高效利用与安全管控。围绕此目标，需精准梳理核心业务需求，避免建设内容与实际需求脱节。

（二）精准选择系统模块

系统模块选择需严格匹配档案馆实际业务场景，核心原则为“业务导向、按需选取”，坚决杜绝“盲目求全”的采购误区。当前部分供应商存在“全产品推送”的营销策略，若档案馆缺乏业务匹配度考量，盲目采购多余系统，将引发系列后续问题。具体操作需先完成内部业务梳理，明确现有核心业务清单（如档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等），再据此筛选对应模块，避免非相关系统采购。盲目采购的主要风险包括：

硬件投入浪费：多余系统需配套服务器、存储设备等硬件支持，增加不必要的基础设施投入；

绩效输出断层：因无对应业务支撑，系统后续无实际使用场景，缺乏运营日志等绩效数据，导致项目验收后无法体现建设价值；

运维成本激增：多系统并行会加大技术维护、版本更新、故障排查的工作量，提升长期运维成本。

 （三）提前规划跨系统集成

跨系统集成的可行性直接影响项目验收质量，需在采购前完成多维度调研，不可直接在采购文件中预设集成要求。调研核心围绕“业务协同、数据合规、技术可行”三大维度展开，具体内容包括：

业务部门归档意愿调研：与教务处、人事处、科研处等核心归档部门沟通，明确其对归档流程的配合意愿及操作诉求，避免后续归档推进阻力；

归档数据规范性核验：提前核查业务系统产生的数据格式、元数据信息、载体质量等是否符合档案管理规范，避免数据接入后需重复整改；

接口对接可行性评估：与业务系统开发厂商协商，明确其是否愿意提供接口、接口改造范围及相关费用，并将接口开发与改造费用纳入项目整体预算，避免后期出现费用争议。

二、厂商选择：筛选优质建设合作伙伴

（一）全方位开展厂商调研

厂商调研需构建“资质-实力-案例-功能-评价”的多维度评估体系，避免被供应商夸大宣传误导，具体调研要点如下：

企业资质与规模核验：通过企查查、天眼查等平台核查厂商交付能力、相关行业案例（国家级数字档案（室）建设）、人员规模及核心技术团队配置，初步判断企业综合实力；

实地考察核验：鉴于部分供应商存在宣传与实际不符的情况，需组织实地考察，查看厂商办公场地、研发中心、项目实施团队、项目实施、安全管控措施等，并通过拍摄现场照片、视频等留存佐证材料，为后续评审提供客观依据；

案例用户深度调研：选取厂商过往服务的同类用户（优先高校及公共档案馆）进行调研，调研对象需覆盖管理者、信息化负责人及一线业务人员，全面了解系统实际使用效果、厂商售后服务质量等。调研过程中需保持独立判断，避免采信供应商之间的相互评价；

系统功能实操核验：要求厂商结合档案馆实际业务场景进行系统演示，档案馆需提前准备真实业务数据（如各类档案样本），让厂商现场操作验证。重点抽检OCR识别精度、AI元数据自动获取、AI智能鉴定、声像档案自动著录、跨部门档案利用等核心功能，可现场提出具体业务问题（“学籍档案自助办理脱敏利用”），要求厂商通过系统配置完成解决方案，检验其业务适配能力；

系统综合评价：从“美观性、便捷性、稳定性、实用性”四大指标进行评分，其中便捷性需考虑不同岗位人员（如老年职工、新入职员工）的操作习惯，稳定性需关注大数量级档案处理时的系统表现，实用性需对标前期梳理的核心业务需求。

（二）科学筛选意向厂商

意向厂商筛选需突破“单一行业局限”，兼顾抗风险能力与业务适配性，核心筛选标准包括：

优先选择跨行业可交付厂商：相较于仅服务高校的厂商，具备企业、公共档案馆等多行业服务经验的厂商抗风险能力更强，其技术方案往往融合了不同领域的管理规范（如企业档案的精细化管理、公共档案馆的合规性要求），更能满足高校档案的多元化需求；

侧重同类行业案例丰富的厂商：在跨行业基础上，优先选择高校或教育行业服务案例较多的厂商，此类厂商更熟悉高校档案管理的特殊需求（如学籍档案、科研成果档案的管理规范），可降低系统适配成本，缩短项目实施周期。

三、其他建议：保障建设落地与长效运营

除前期调研与厂商选择外，需同步规划实施阶段的关键保障措施：一是建立跨部门协调机制，明确档案馆、业务部门、厂商的职责分工；二是分阶段推进建设，优先上线核心业务模块（如档案收集、利用、长期保存），再逐步拓展集成功能；三是强化人员培训，针对不同岗位制定专项培训计划，提升档案管理人员的信息化操作能力。