RPA技术在档案工作中的应用分析
2023-10-23
机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）是一种新兴的数字化工具。RPA是一种软件技术，RPA概念中所谓的机器人并不是指具有物理形态和物理实体的机器人，不是工厂中的机器人手臂、自动设备或者家庭清扫机器人。它是计算机中的程序代码，因此被称为软件机器人（Software Robot），其核心功能是模拟和替代人工劳动。RPA机器人通过捕捉和模拟我们的日常键盘、鼠标操作等人机交互行为，自动执行大量高重复性、标准化的业务流程环节，完成识别、触发、通信、计算、文本生成等任务。 RPA机器人如同人类一样能够操作各种IT应用程序，如浏览器、Office软件、Java/.net等语言编写的程序等。它基于设定的规则与其他各类系统进行交互，非常擅长执行那些枯燥的、繁琐的重复性任务。它能比人类做得更好，一个RPA软件机器人不需要睡觉（7*24小时执行），不会犯错误（宕机、断电等另当别论），不拿工资（成本比普通员工低很多）。RPA能够轻松集成在任何系统上，跨系统处理数据，不仅简化了操作流程，提高了数据处理效率和准确度，还可有效避免人为操作失误，并且规避业务流程中数据被人为篡改的风险。 目前，RPA技术已被广泛应用于金融、保险、零售、电商、政府、能源、制造、物流、地产、医疗、教育、电信等行业，在财务管理、人力资源、客服、法务、采购等职能场景也发挥着重要作用。
随着数字时代的来临，各行各业都在积极探索数字化转型之路，档案行业也不例外。在档案数字化转型过程中，RPA技术的应用越来越受到业界关注。RPA技术作为一种高效、灵活的自动化工具，可用于档案管理工作的多个应用场景中，包括但不限于电子文件归档、数字化成果处理、业务档案批量查询处理、辅助档案专题组织等 电子文件归档 在数字化转型过程中，有大量的电子文件需要归档。电子文件归档时需要将电子文件按照一定的规则和标准组织成归档信息包结构并存储到指定的文件夹或数据库中，包括电子文件采集、信息录入、分类整理、打包封装、归档登记等步骤。RPA机器人可以设置自动化程序，模拟人类的操作，定时扫描指定目录下的电子文件，提取文件的关键信息（如文件名、创建时间、作者等），自动进行信息著录；根据文件的内容、格式、日期等信息，自动给文件命名；根据文件的类型、内容等信息，自动将文件分类整理；按照一定的规则将电子文件及其元数据组织成归档信息包；提取相关信息自动填写归档登记表，自动化完成电子文件归档过程，避免手动操作时出现的错误，提升电子文件归档效率。 数字化成果处理 纸质档案数字化加工流程包括数字化前处理、档案扫描、图像处理、条目著录、数据挂接、数字化成果验收与移交和档案入库等步骤。这其中的图像处理、条目著录、成果质检等步骤，工作量大，枯燥繁琐，可由RPA机器人替代人工完成，减少人工干预，提高档案数字化加工的效率和质量。 针对数字化成果中存在的倾斜、噪点、黑边等问题，RPA机器人可按照预先设定好的业务规则自动完成纠偏、去污、裁边等处理； 针对条目著录，RPA机器人可以与OCR识别、NLP自然语言处理等AI技术相结合，自动对档案内容进行识别，提取档案中的题名、责任者、机构等关键词，自动完成条目著录； 针对成果质检，RPA机器人拥有目录数据规范性自动检测、影像自动检测、数据批量修改、检测报告自动生成等功能，可对档案目录数据的著录是否规范、著录数据是否完整、存储格式是否规范、影像质量是否达标等等进行全面的自动检测，确保数字化成果符合相关标准规范的要求。 业务档案批量查询处理 由于项目验收、审计、统计等方面的需要，有些业务档案如会计档案、科技档案等往往有批量档案查询的需求。比如审计过程中需要调阅大量的会计凭证，传统的做法是根据凭证号、票据编号等信息逐条人工查询，耗时耗力。RPA机器人可以按照审计人员的查阅需求，自动完成查询信息输入、查找、下载、汇总统计等一系列操作，完成批量档案的自动查询及处理，节省时间和人力。 辅助档案专题组织 档案专题建设是档案工作中的一项重要任务。在专题组织过程中，需要从档案资源库中查询大量的素材，包括文本类、照片类、音视频类等等，这过程需要耗费大量的时间和精力。RPA机器人可以根据专题名称进行素材的查询，提取相关素材组织专题素材库，并结合AI技术完成对专题素材的分类、整理、排序等，自动建立档案专题树。
近年来，随着RPA技术的成熟，越来越多的单位在档案工作中借助RPA机器人来替代大量重复、繁琐的人工操作，提升档案管理水平，使档案管理朝着数字化、智能化方向发展。下面列举两个典型应用案例进行介绍。 3.1.电子会计资料归档 RPA技术在财务管理中的应用已经非常成熟，广泛应用于自动开票、发票验真、自动记账、银企对账等业务场景中。在电子会计资料归档的推进下，RPA自动归档机器人应运而生。 RPA自动归档机器人以某一业务条线为对象，将该业务类型对应的相关单据、票据、合同、银行回执单、凭证及附件按凭证入账时间或单据审批完成时间，启动归档机器人，根据归档规则，从前端系统自动采集电子会计资料及元数据，从元数据信息中自动获取相应字段完成信息著录，以凭证号为单位，将该凭证号所对应的相关联单据、票据、附件等资料自动组件，同时完成自动关联、自动归档等操作，做到应归尽归，不遗漏原始凭证。 据某单位财务部门统计，RPA归档机器人上线后，在工作总量不变的前提下，每月人工处理时间由之前的35.5小时下降到4.5小时，效率提升了近8倍。 3.2.社保档案查询 某社保中心要开展近10年死亡人员统计工作，需根据名单在200余万页社保档案中逐一查询死亡人员信息，其中包含居民死亡医学证明书、居民死亡殡葬证、火化证明、死亡注销证明、死亡通知书、参保单位“在职死亡”人员情况确认表等近20种证明材料。传统的查询方式将耗费大量的人工和时间，基于RPA技术可实现从海量社保档案中快速查询所需资料。 该社保中心综合采用了RPA技术和AI技术，基于AI-OCR技术，自动提取社保档案数字化图像中的关键信息，并对每份证明材料的人员信息等详细信息进行标记；RPA机器人则模仿人工操作，根据名单自动对180余万页社保档案逐一进行比对查询，实现了死亡人员档案的批量快速查询。 据统计，采用人工劳动的话，约需27个工作人员花费7天的时间，共计185人天的工作量，而采用RPA机器人+AI图像（文字）识别技术，RPA机器人7*24小时不间断的工作，仅10天时间，就将1万1千余人的死亡证明材料在近200万页档案图像中提取出来，极大地提升了工作效率，降低了错误率。
RPA技术作为一种自动化处理技术，具有投资少、见效快、易部署等优点，能快速实现降本增效。但是RPA技术只能依靠固定的脚本，重复地执行命令，并不能处理一些复杂的工作任务。而AI技术可以模拟人类的智能和认知能力，自主地学习、推理、解决问题和做出决策。RPA和AI的关系像人的手脚和大脑，RPA根据指令去执行，而AI更倾向于发送指令。 从上面的应用案例分析可以看出，随着OCR、NLP、语义分析等AI技术的日益精进，给RPA技术带来了“福音”。RPA技术与AI技术的融合，可以让RPA应用于更复杂的业务场景。因此，RPA与AI结合是RPA发展的趋势。随着AI技术的不断成熟，将来会有越来越多的应用场景适用RPA技术。
