《文书类电子档案检测一般要求》解读
2023-10-01
2018年4月，《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018）由国家档案局正式发布，并于2018年10月1日起实施。
一、标准简要介绍
电子档案的四性是指真实性、完整性、可用性和安全性，是电子文件之所以能成为电子档案的本质特征。开展电子档案四性检测是保证电子档案真实、完整、可用、安全的重要手段，也是确保电子档案凭证价值、查考价值和保存价值的重要措施。然而如何进行四性检测、具体检测哪些项目并没有相关的规范可以参考。因此，2015年国家档案局技术部成立标准起草小组，结合国家档案局项目“国家电子档案接收和长期保存系统试点工程”的试点实施反馈情况启动行业标准《电子档案检测方案》的编制工作。在标准起草编制过程中，起草小组多次召开专家评审会，广泛听取专家组的意见，对标准名称、检测对象、检测环节、检测指标等内容展开了详细的讨论和论证，最终将标准名称定为《文书类电子档案检测一般要求》。
《文书类电子档案检测一般要求》规定了文书类电子档案真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案，分别从检测内容和检测方案两部分对四性检测工作提出了具体的要求。本标准为开展文书类电子档案四性检测提供了技术规范和指导，也为其他类型电子档案开展四性检测提供了参考依据。
二、标准内容解读
笔者根据自身对标准内容的理解，结合标准编制过程重点争议的问题，从检测环节、检测对象、检测内容、检测实现方法等方面对标准内容进行详细解读。
# 1. 检测环节
《文书类电子档案检测一般要求》指出要对电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长期保存三个环节开展四性检测。那么，为什么要在这三个环节开展四性检测呢？
01
电子文件归档环节
电子文件在归档过程中存在业务部门和档案部门之间的权属交接，并实现从电子文件向电子档案的转变，因此在此环节需利用四性检测手段对归档电子文件质量进行严格把关，只有通过四性检测的电子文件才能向档案室归档。
02
电子档案移交接收环节
电子档案形成5年后需要移交进馆。由于电子档案从立档单位移交至档案馆的过程存在档案权属的转移，且电子档案在移交过程中必须符合档案馆接收的相关规定和要求。因此，在电子档案移交接收过程中，交接双方都应对电子档案进行四性检测，检测通过才能接收进馆。
03
电子档案长期保存环节
在电子档案长期保存过程中，由于技术的更新换代、存储介质的损坏以及病毒入侵等各种原因，可能导致电子档案损毁或者无法读取，因此，需要对长期保存的电子档案定期或者不定期的开展四性检测，确保电子档案的长期可用。需要特别说明的是，长期保存并不是特指档案馆对电子档案的长期保存，档案室在对电子档案长期保存过程中也需要开展四性检测。
#2. 检测对象
《文书类电子档案检测一般要求》推荐的检测对象为三个环节形成的信息包，即归档信息包、移交信息包和保存信息包。归档信息包为电子文件归档时业务部门向档案室提交的信息包。移交信息包为电子档案移交时立档单位向档案馆提交的信息包。保存信息包是指按照长期保存要求形成的电子档案信息包。由于信息包中包含了电子档案内容数据及其元数据信息，结构规范，内容完整，更有利于四性检测工作的开展。
#3. 检测内容
检测内容和检测方案是本标准的重点内容，分别针对电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长期保存列出了检测内容和检测方案。
各环节四性检测内容如下图所示：
从上图不难发现，三个环节的四性检测内容大部分是一致的。不少人可能会有疑问，既然重复内容这么多，为什么不合并在一起写呢？这主要是考虑到归档环节、移交接收环节、长期保存环节分别对应业务部门、档案室和档案馆，在实际工作中，相关责任人只需要直接查阅对应的章节即可掌握标准规定内容，方便快捷；而如果三个阶段合并在一起写，则会给一线操作人员造成困扰。再者，由于各环节参考标准不一致，具体的检测内容还是存在一定的差别，主要区别在于：
01
移交接收环节真实性检测时需要做元数据项（全宗号、目录号、分类号）与档案馆要求的一致性检测，完整性检测时不需要对归档范围进行检测，安全性检测时不需要对光盘合格性进行检测。
02
长期保存环节最大的不同在于检测策略的设置。在电子档案长期保存过程中，需要制定检测策略进行定期和不定期的四性检测，包括设置电子档案的封装格式、元数据与内容数据的关联方式、存储路径、存储方式、备份策略、各项检测指标、检测周期、长期保存格式、访问授权策略和操作流程等。另外，对于采用ZIP、EEP封装包方式进行长期保存的电子档案，需要对EEP封装包进行四性检测；对于电子档案长期保存所涉及的各类备份数据、保存载体也需要分别进行检测，以保证电子档案的长期可用。
#4. 重点检测项目说明
本标准提出的检测项目总计45项，包括真实性、完整性、可用性、安全性四个类别，其中真实性检测项目16项，完整性检测项目11项，可用性检测项目9项，安全性检测项目9项，覆盖电子文件归档环节、电子档案移交接收环节和电子档案长期保存环节。下面重点对大家普遍关心的固化信息校验、元数据项检测等重点检测内容进行说明。
01
固化信息校验
来源真实性检测、信息包一致性检测都是通过对固化信息是否有效来验证的。固化信息包括数字摘要、SM3、电子签名、时间戳等技术措施。对于固化信息校验目前有两种做法，有些单位是在移交前对信息包生成一个固化信息，接收时对固化信息进行校验，确保信息包移交接收过程没被篡改；有些单位则先是对每个电子全文生成一个摘要码，将每个电子全文的摘要码统一保存在TXT文件中，接着再对形成的信息包再生成一个固化信息，接收时即要对信息包的固化信息进行校验，也要对每个电子全文的摘要码进行校验，这样做的好处是既能确保信息包在移交接收过程没被篡改，还能保证存储过程中电子全文的原始性。
02
元数据项检测
真实性检测、完整性检测的检测项目中包含了大量对元数据项规范性、完整性、合理性的检测内容。其实针对元数据项的检测，首先需要明确的是本行政区域内或本单位内各类型电子档案的元数据标准，在元数据标准中应对元数据项、各数据项的字段类型、字段长度、是否能为空、著录规则等进行规范。标准规范建立之后，在四性检测实施过程中才能依据标准开展检测。
最后再说明一点，本标准只是给出了电子档案四性检测的内容和检测方法，并不是要求必须通过所有指标的检测。各单位在开展四性检测时应参照《文书类电子档案检测一般要求》，结合本单位电子档案的实际情况量身定制四性检测方案，开展电子档案四性检测。
#5. 四性检测实现方法
四性检测是一项复杂的工程，在实际工作中，为了提高四性检测的效率，应该借助四性检测工具来实现对电子档案的四性检测。
四性检测工具的技术架构如下图所示：
四性检测工具可以分为检测引擎和检测工具两部分。检测引擎包括应用程序接口和检测策略的设置，基于Java开发，具有跨平台运行的特性，便于集成到档案管理系统。四性检测工具包括配置模块和检测模块两个子模块，能够以独立工具软件方式提供应用，其内核是检测引擎。
四性检测工具应具有灵活的检测项配置功能，可按照电子文件归档环节、电子档案移交接收环节、电子档案长期保存环节的检测要求分别配置不同的四性检测方案；同时还应具有便捷的操作功能，检测方案配置完成后，即可自动化的完成真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测过程直观清晰，在检测完成后可以出具完整、详细的检测报告，监测界面如图所示：
