电子会计凭证档案单套制时代来临，档案管理软件将如何应对挑战？

2020-04-05

   2015年12月11日，国家档案局、财政部联合发布79号令，拉开了会计凭证档案单套制登场的序幕，此后全国有多家单位开始推进电子会计凭证档案单套制试点工作，经过近五年的试点，2020年3月31日财政部会计司在网站公布《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，正式全面推进电子会计凭证归档工作，《通知》明确规定：

    除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

    (一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

    (二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

    (三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

    (四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局第79号令)等要求。

    也就是说：只要你能保证收到的电子会计凭证（电子发票）没问题，你只需要保存电子形式的文件就行了，不用再象传统模式一样既要保存电子形式的、也要保存纸质的，或只保存纸质凭证，或还要再将电子形式的凭证打印出纸质的形式再归档保存。

    档案界应该好好记住这件事，因为，这是电子形式单套制时代来临的标志，这将给这个行业带来深远的影响，尤其是在美国、加拿大、澳大利亚等国家档案馆早就开始推行的电子档案单套制保存的前提下，国内也终于开始了，政策层面的问题解决了，接下来考验的是技术层面的问题。（注：有些行业把单套制叫做单轨制，关于单套制、单轨制，以及轨、套、份的区别，请大家研读中国人民大学著名青年教授，钱毅教授的相关论文，非常清晰明确地阐述了单套制、单轨制的定义，以及轨、套、份的区别）。

    那么单套制将给档案行业及相关行业带来哪些影响？其实真的是影响巨大，从一份文件的产生到销毁的全流程几乎都将受到极大影响，如印刷发票的印刷行业、扫描纸质凭证的数字化行业、存储纸质凭证的托管行业、扫描仪、打印机尤其是档案库房建设等等相关行业，都将受到波及，设想一下，现在只是会计凭证档案推进电子方式的单套机制了，如果所有的档案类型，均允许推进电子方式的单套机制了，又将会是如何一种场景？

    那么档案信息化管理系统是否受影响，答案是肯定的，也将受到影响，但这种影响既有好的一面，也有增加了挑战的一面，如何解释呢？

    好的一面是，单套制时代，用户将不得不选购档案信息化管理系统，来与前端业务系统进行对接，以方便电子形式的档案顺利进行归档保存及利用，而双套制时代以及只以纸质形式保存归档的单套机制时代，档案的保存与利用，即使没有档案信息化管理系统，也照样可以进行，换句话说：在电子凭证单套制时代，档案信息化管理系统是必需品、是必备品，而之前却不是，只是选备品。

    而有挑战的一面是，在只保存电子凭证的这种状态下，对档案信息化管理系统一定提出了更高的要求，信息化管理系统要随之而变，与时俱进，那么我们要改进哪些方面呢？

    首先，档案信息化管理系统要考虑系统的性能；很多特殊行业日常电子凭证归档量巨大，甚至日归档量超过百万甚至更高，传统架构的档案信息化管理系统根本无力承接如此大的数据量，且不仅仅是数据量巨大，还要考虑其数据接收与处理的快速响应，及同步归档对系统带来多任务处理的压力挑战，系统在正式使用之前，一定要认真进行压力测试并通过；

    其次，电子文件的四性检测：以电子凭证形式归档后，档案信息化管理系统如何保证其接收过来的电子文件是真实的？完整的？在收管存用的过程中，又如何保证其永远是真实、完整、可用及安全的？这就要求档案信息化管理系统要对接收过来的电子凭证及在后续的各个环节，可以随时进行可靠的四性检测，以保证其真实性、完整性、可用性及安全性，也即我们通常所说的四性检测功能及要求（区块链技术是天生适合解决四性检测功能的、当前最好的技术，足可以值得再专门写一篇文章来进行详细的描述，即“如何利用区块链技术实现电子文件的四性检测需求”）；

    第三，档案信息化管理系统的可配置化：档案信息化管理系统要可以根据各行各业用户管理的要求，并可以根据用户单位的实际管理模式进行档案信息化系统的配置工作，系统要有良好的可扩展性，而不是增加任何一点功能就要进行客开工作；

    当然，还有很多有可能带来一些其它的挑战，如有需要，我再另文详述。

    这其中，有一个比较大的误区需要解释，很多人总是觉得，应该有专门针对电子会计凭证档案管理的档案信息化系统，事实上商业化档案信息化系统基本上都可以管理几乎所有的档案类型；从收管存用的角度来说，接收过来的电子会计凭证档案与利用纸质档案扫描生成的电子档案及从前端业务系统接收过来的其它电子文件转换而来的电子档案，并无过多特殊区别，人们并不会为了工程档案专门研发一套工程档案信息化管理系统，也不会为了文书档案专门研发一套文书档案信息化管理系统，因此，当然也不会专门为电子会计凭证档案专门研发一套管理系统，而是要根据电子会计凭证档案的新要求，来改造现有档案信息化管理系统，尤其是四性检测功能的实现及应用，至关重要，必不可少。